Het COVID-19 heeft een grote impact op de recreatiebranche.
Recreatie-aanbieders die niet meer open mogen, onder strenge voorwaarden of minder bereikbaar zijn doordat het merendeel van de vliegtuigen aan de grond blijft.
Dit zorgt voor veel reserveringen die omgeboekt (moeten) worden , geannuleerd of d.m.v. een voucher als tegoed worden omgezet.
Leden van de Recron en HISWA zijn inmiddels door deze partijen ingelicht over de mogelijkheid tot het aanbieden van een voucher ( https://www.hiswarecron.nl/actueel/nieuws/voucherregeling-voor-watersport-en-recreatiebranche-rond ). Ook van diverse klanten hebben wij vernomen dat zij met eigen vouchers werken of de mogelijkheid tot omboeken aan bieden. Aangezien je geen Recron of HISWA lid hoeft te zijn om een eigen voucher aan te bieden.
Omdat mogelijk ook een aantal andere klanten dit willen aan bieden aan hun gasten scheppen wij graag meer duidelijkheid over de verwerking binnen ons systeem. Voor zowel annuleringen als het aanbieden van vouchers. Het direct omboeken verdient minder uitleg, door het lagere aantal benodigde handelingen.
Om de annulering en eventuele annuleringskosten goed te verwerken maken we een extra accommodatie aan en noemen deze “Annuleringen”. Hierbij kunnen aangepaste mailtemplates gebruikt worden en eventuele andere geldende wijzigingen.
Verder informatie en uitleg wordt in onze handleiding gegeven hier .
Na het doorlopen van alle stappen, heb je hiermee ook gelijk een creditfactuur die gestuurd kan worden naar de gast. Deze kan dit gebruiken voor eventuele afhandeling met de annuleringsverzekering.
Het aanbieden van een voucher is een goede manier om de gast op een later moment terug te laten komen voor hetzelfde tarief/al betaalde tarief.
De vorm hiervan is volledig aan jezelf. Belangrijk hierbij is wel dat er een uiterlijke datum van gebruik gegeven wordt en dat deze eenmalig te gebruiken is. Dit om te voorkomen dat gasten een nieuwe datum kiezen en deze tegen die tijd i.v.m. COVID-19 of een andere crisis niet kan doorgaan, de voucher niet opnieuw verlengd wordt of voor een weer nieuwere datum gebruikt kan worden.
Uiteraard is dit laatste vooral eigen keuze om dit wel of niet te gebruiken.
Zolang de gast geen nieuwe datum doorgegeven heeft wordt de reservering “in de wacht” gezet.
Dit kan gedaan worden via het €-tekentje achter de reservering. Hierna ga je naar het tabje “Plaats wijzigen”. Vervolgens wordt gekozen voor Ja bij “In de wacht”.
Werkwijze reservering uit de wacht halen:
- Klik op tabblad “In de wacht”
- Klik achter reservering die in de wacht staat op het “potloodje”
- Verander de datums naar de gewenste aankomst en vertrekdatum van de klant.
- Klik op “Reservering Wijzigen” (de reservering wordt berekend tegen het geldende tarief van de periode)
- Klik op het € teken achter de reservering
- Klik op “Plaats Wijzigen”
- Zet “In de wacht” op Nee
- Klik het groene plaatsnummer aan (wanneer deze rood is, is de plaats / accommodatie bezet in de gewenste periode
- Klik op “Reservering Wijzigen” om de reservering weer te activeren.
Het omboeken naar een nieuwe datum werkt op dezelfde wijze als een reservering wijzigen. Het enige verschil in dit geval is, dat je de oorspronkelijke huurprijs weer wil aan kunnen bieden. Hiervoor open je eerst de factuur om de “Basis huurprijs” te noteren.
Je klikt vervolgens achter de reservering op het potloodje. Vervolgens pas je de aankomstdatum en vertrekdatum aan. Tot slot vul je het totaalbedrag in wat gelijk was aan de basis huurprijs die de gasten eerder hebben gehad. In het totaalbedrag verwerk je eventueel gegeven kortingen.
Je controleert vervolgens of alle eerdere opties of bijkomende kosten wederom vermeld staan.
Wanneer dit volledig goed staat is de reservering van de gast omgeboekt naar een nieuwe datum, met behoud van eerder overeengekomen prijs of factuur gerelateerde afspraken.
