Om annuleringen goed te kunnen verwerken, bij te houden en om de gast een annuleringsfactuur te kunnen bieden is er een makkelijke oplossing binnen ons systeem.
Hierbij is afhankelijk of er gewerkt wordt met annuleringskosten of dat de volledige reservering een creditfactuur dient te krijgen.
Je gaat naar de tab “Accommodaties” en kiest voor “Accommodatie toevoegen” Je maakt een nieuwe accommodatie aan met type accommodatie: “vakantiepark”. Als naam geef je de accommodatie de naam “Annuleringen”. Vervolgens vul je bij het aanmaken van deze extra accommodatie de adresgegevens in van de locatie waar jouw accommodaties zijn of worden opgehaald bij verhuur. De financiële instellingen zijn niet direct van belang, maar wij adviseren om te werken met 0% aanbetaling en 100% restbetaling, 52 weken voor aankomst. Op deze manier zal er altijd een totaalbedrag op de factuur komen te staan i.p.v. een verdeling van aan,- en restbetaling.
Vervolgens is het van belang dat er beschikbaarheid ingevoerd wordt in de accommodatie. Dit is van belang bij het verplaatsen van de geannuleerde reservering naar de accommodatie Annuleringen. Hier komt later in deze tekst meer uitleg over. Wanneer je beschikbaarheid toevoegt raden wij aan om de hoeveelheid accommodaties die je beheert als aantal plaatsen aan te maken. Heb je bijvoorbeeld 10 accommodaties, dan maak je 10 plaatsen aan. Bij het invullen van de beschikbaarheid is de prijs niet van belang, deze zal niet gebruikt worden maar dient wel ingevoerd te worden. Je kan er dus voor kiezen deze gewoon op €0 te zetten. De aankomst,- en vertrek dag kan je het beste op elke dag van de week instellen.
Na het invullen van de beschikbaarheid voeg je de namen van de accommodaties toe aan de aangemaakte hoeveelheid plaatsen. Zo kan je later duidelijker terugzien op welke accommodatie geannuleerd is. Dit doe je via “beschikbaarheid beheren van:”, bij de accommodatie “Annuleringen”, op de pagina Accommodaties. Vervolgens wordt gekozen voor “Namen plaatsen/kamers/ toewijzen”. Hier vul je de naam van de (overige) accommodaties in.
Nadat je deze nieuwe accommodatie “Annuleringen” hebt aangemaakt zetten we deze module op niet actief. Dat kan ingesteld worden door naar de pagina “Accommodaties” te gaan , vervolgens klik je op de drie puntjes achter de accommodatie “Annuleringen” en kies voor "accommodatie bewerken". Daar zet je het vinkje onderaan de pagina bij “Module actief” op nee.
Optioneel kunnen er nog opties/bijkomende kosten aangemaakt worden, wanneer deze nodig zijn voor de creditfactuur.
Nu heb je alle basisstappen voltooid om reserveringen die geannuleerd worden simpel te kunnen overzetten naar “Annuleringen”.
Wat er gedaan dient te worden is een mailtemplate aan te maken, speciaal voor annuleringen.
Je doet dit via “Instellingen”, vervolgens kies je voor Mail Sjablonen. Daar voeg je een mailtemplate toe door op de knop “Mailtemplate toevoegen” te klikken. Hierbij geef je een titel aan van de mailtemplate, deze is enkel voor jou als gebruiker zichtbaar. Het onderwerp van de mail is hoe gasten de mail binnen krijgen. Vervolgens kan je gebruik maken van een standaard sjabloon voor de Annuleringsmail. Deze pas je vervolgens naar wens aan, waarbij je de naam van het vakantiehuis kan weghalen. Dit omdat je anders refereert aan accommodatie “Annuleringen”. Wanneer alles naar wens staat, sla je dit template op door op de knop “Toevoegen” te drukken.
Nu de mailtemplate is aangemaakt, dien je deze in te stellen. Dit doe je via de drie puntjes achter de accommodatie “Annuleringen” en kies weer voor accommodatie bewerken. Vervolgens ga je naar “NL” met de Nederlandse vlag ernaast. Hier kies je de eerder gemaakte mailtemplate toe op de plaats van de Reserveringsmail (Reserveringsbevestiging met factuur). Dit zorgt ervoor dat je bij een annulering de klant gemakkelijk kan mailen en deze automatisch de factuur van de annulering toegezonden krijgt.
Wanneer een gast annuleert, verwerk je dit op de volgende manier.
Je gaat naar de tab Reserveringen. Vervolgens zet je de geannuleerde reservering via het €-tekentje, dit is de “Wijzig betaalstatus/plaats” knop, naar de accommodatie “Annuleringen”. Vervolgens kies je de accommodatie waarop geannuleerd is als plaatsnummer. Je slaat deze gegevens op door op “reservering wijzigen” te drukken.
Afhankelijk van de annuleringsvoorwaarden en de mate van betalingsverplichting die de gast heeft, pas je via de drie puntjes en dan reservering wijzigen het nog te betalen bedrag aan. Dit vul je in bij “Totaalbedrag”, en bij de omschrijving erboven vul je als omschrijving Annulering in, of bij gebruik van annuleringskosten “Annuleringskosten”.
Hier wordt een eventueel al betaald bedrag automatisch vanaf gehaald.
Vervolgens klik je nogmaals op de drie puntjes achter de desbetreffende accommodatie en kies nu voor verstuur reserveringsbevestiging op de overzichtspagina van Reserveringen. Hiermee mail je de gast met de gemaakte creditfactuur.
De gast heeft hierna de mail van de annulering gekregen met de (credit)factuur van de annulering.
Mocht je na deze uitleg nog vragen hebben, je kan ons bereiken via support@uwboeking.com of tijdens kantoortijden op ons telefoonnummer 038 466 9999.
