Het maildraaiboek

Klik hier om deze handleiding te downloaden als PDF-Bestand.

Hoofdstuk 1: De verschillende mails

Voor verschillende doeleinden worden er vanuit het systeem mails verstuurd naar de klant. Sommige mails gaan automatisch, sommige handmatig, sommige kun je ook aan of uit zetten. Hieronder behandelen we iedere verschillende mail.

Bevestigingsmail

Heb je ingesteld dat de gast zelf de reservering moet bevestigen? Dan wordt de bevestigingsmail naar de gast verstuurd. Hierin staat een link waarmee de gast de reservering kan bevestigen. Deze check wordt gedaan om er zeker van te zijn dat er een valide e-mailadres is ingevuld. Wil de reservering door de klant laten bevestigen, of wil je de reservering eerst keuren? Dit kun je instellen bij de instellingen van de accommodatie. Klik hier voor een uitleg waar je dit precies kunt doen. 

Goedkeuringsmail

Als je hebt ingesteld dat je reserveringen eerst zelf wilt keuren voordat ze bevestigd worden, dan wordt de goedkeuringsmail verstuurd als de klant een reservering heeft gedaan.

De goedkeuringsmail dient als een voorlopige bevestiging om de klant te laten weten dat de reservering in behandeling wordt genomen. Als je de reservering hebt bevestigd, dan ontvangt de klant de definitieve reserveringsbevestiging.

Aanvraagmail

Werk je niet met de directe boekingsmodule, maar met aanvragen? Dan ontvangt de klant de aanvraagmail als ze een aanvraag hebben gedaan.

Reserveringsmail

Is de reservering door jou of de gast zelf bevestigd? Dan ontvangt de gast een reserveringsmail. Dit is een bevestiging van de reservering. Hier wordt ook de factuur in meegestuurd.

Check-in mail

Check je reserveringen in en uit en heb je ingesteld dat er een mail moet worden verstuurd bij het in- en uitchecken? Dan ontvangt de klant deze mail zodra je de reservering incheckt. 

Check-out mail

De check-out mail werkt hetzelfde als de check-in mail, alleen wordt deze verstuurd als je de gast uitcheckt.

Herinneringsmail

Als een klant de betalingen niet op tijd heeft gedaan, dan kun je de klant een herinneringsmail versturen. Deze mail kan alleen handmatig verstuurd worden bij de acties van de reservering. Deze optie wordt zichtbaar als het betaaltermijn is verstreken.

Betalingsbevestigingsmail

Als de klant de betaling heeft voldaan, dan ontvangen zij een betalingsbevestiging. Of er een betalingsbevestiging wordt gestuurd, kun je instellen bij de algemene instellingen. 

Bedankmail

Wil je de gast bedanken voor hun verblijf? Dan kun je de ‘Bedankmail versturen’ op ‘Ja’ zetten bij de algemene instellingen. Wil je weten waar je dit precies kunt doen? Klik dan hier. Als het is ingesteld dat deze verstuurd moet worden, dan wordt de bedankmail 2 weken na verblijf verstuurd.

Annuleringsmail

Heb je een reservering geannuleerd? Dan wordt de annuleringsmail verstuurd naar de gast.

Meterstandenmail

Bereken je de kosten van gas, water en elektra door aan de gast en heb je dit ingesteld? Dan kun je deze mail na het verblijf handmatig versturen. De factuur van het verbruik wordt ook meegestuurd in de bijlagen van deze mail. 

Factuurmail

Deze mail wordt verstuurd als je een losse factuur hebt aangemaakt via de factuurmodule en daarin hebt aangegeven dat je de klant een mail wilt versturen. De losse factuurmodule kun je aanzetten in de algemene instellingen. Wil je meer weten over hoe de losse factuurmodule werkt en waarvoor dit wordt gebruikt? Klik dan hier.

Let op! Voor reguliere reserveringen wordt de factuur niet met deze mail verzonden, maar met de reserveringsmail.

Variabele mail

Je kunt ook variabele mails sturen. Je kunt zelf aangeven wanneer deze verstuurd moet worden en of de factuur mee moet worden gestuurd.

Hoofdstuk 2: Mails personaliseren

In het begin staat er voor iedere mail een standaard sjabloon ingesteld. Je kunt ook je eigen mailsjablonen maken. Dit leggen we uit in het onderstaande stappenplan.

Stap 1: Ga naar [Instellingen] in de zwarte menubalk

Stap 2: Klik op ‘Mail Sjablonen’

Je vindt dit icoon in de balk met alle grote iconen deze iconen bevinden zich boven de algemene instellingen.

Stap 3: Klik op ‘Mailtemplate toevoegen’

Wil je eerst zien hoe de standaard mailtemplates eruit zien? Dan kun je deze bekijken bij ‘Vaste mailtemplates’.

Stap 4: Gegevens invoeren

Je krijgt nu een scherm waarin je jouw eigen mailsjabloon/ -template kunt maken. De verschillende velden behandelen we hieronder.

Titel mailtemplate

Hier kun je de titel van jouw mailtemplate neerzetten. Dit is er puur voor dat je het zelf terug kan vinden in het systeem. De klant zal deze titel niet zien. Voor de titel is het belangrijk dat je de deze een andere naam geeft dan de standaard templates, anders kun je niet zien welk template standaard is en welke je eigen. Een handige vuistregel om het altijd overzichtelijk te houden is door de titel als volgt te noemen: [soort mail] + [bedrijfsnaam]. Zo zie je altijd wat van mail het is én dat het je eigen gemaakte template is.

Onderwerp mail

Wat je hier invoert, wordt het onderwerp van de mail. De klant zal dit als eerste zien als ze jouw mail in de mailbox binnenkrijgen.

Taal

Hier kun je de taal selecteren van de mail. Dit zorgt ervoor dat Engelse gasten een Engelse mail krijgen en Nederlandse gasten een Nederlandse mail.

Kopiëren uit sjabloon

Wij raden het altijd aan om de standaard versie van de sjabloon te kopiëren als je een eigen mailtemplate wilt maken. Zo ben je er zeker van dat de juiste variabelen worden overgenomen.  Dit is ook erg handig als je slechts kleine aanpassingen wilt maken aan het standaard sjabloon.

Inhoud

Hier kun je de tekst van de mail schrijven. Wil je variabelen, zoals de naam van de klant, toevoegen? Klik dan op ‘Variabelen bekijken’. Er verschijnt dan een scherm met alle variabelen die je kunt gebruiken.

Let op! Niet iedere variabele kan worden gebruikt bij iedere mail. Let er ook op dat als je bijvoorbeeld de KvK variabele wilt gebruiken, dat er een KvK nummer staat ingevoerd bij de stamgegevens. Als het systeem de variabele niet kan vinden, dan zal de letterlijke variabelnaam getoond worden in de mail. Controleer dit dus altijd goed

Toevoegen

Staat alles goed ingevuld en ben je tevreden? Klik dan op ‘Toevoegen’ om het mailsjabloon op te slaan.

Eigen logo toevoegen aan de mails

Je kunt de mails ook voorzien van een eigen logo. Dit kun je instellen bij ‘Huisstijl’ bij [Instellingen]. 

Hoofdstuk 3: Eigen mailsjablonen instellen

Als je een eigen mailsjabloon hebt aangemaakt, dan staat deze nog niet meteen op de juiste plek ingevoerd. Hoe en waar je dit kunt doen, behandelen we in dit hoofdstuk.

De meeste mails kun je instellen bij het maildraaiboek. Alleen de reserveringsmail, betalingsbevestigingsmail en check-in en -uit mails kun je instellen per accommodatie. We behandelen beide instellingslocaties.

Stap 1: Ga naar [Instellingen] in de zwarte menubalk

Stap 2: Klik op ‘Mail draaiboek’

Je vindt dit icoon in de balk met alle grote iconen deze iconen bevinden zich boven de algemene instellingen.

Stap 3: Stel de juiste mailsjablonen in

Je bent nu aangekomen op een scherm met meerdere tabbladen. Iedere mail heeft een eigen tabblad. Je kunt vervolgens het gewenste mailsjabloon invoeren. Voor iedere ingestelde taal kun je een mailsjabloon invoeren. Staat jouw er niet tussen? Ga dan naar [Instellingen] -> ‘Talen’ en vink jouw gewenste taal aan. Staat jouw gewenste taal niet tussen de talen? Neem dan contact op met UwBoeking.com. We helpen je graag verder.

Hoofdstuk 4: Overige mails instellen en bijlagen toevoegen

De reserveringsmail, bevestigingsmail, betalingsbevestiging, check-in- en check-out mail worden allemaal per accommodatie ingesteld. Deze kun je dus niet invoeren bij het maildraaiboek bij [Instellingen]. Deze kun je instellen bij de instellingen van de accommodatie. Hieronder geven we aan waar je dit kunt instellen.

Stap 1: Ga naar [Accommodaties] in de zwarte menubalk

Stap 2: Klik op ‘Accommodatie bewerken’

Klik op ‘Accommodatie bewerken’ (potloodje) bij de gewenste accommodatie.

Stap 3: Klik op NL of een andere taal

Hier kun je de bevestigingsmail, reserveringsmail, betalingsbevestigingsmail, check-in- en check-out mail instellen. Bij ‘NL’ kun je de bijlagen invoeren voor de Nederlandse mails, bij de andere talen kun je de bijlagen invoeren voor de andere talen.

Let op! Het instellen van een bevestigingsmail is alleen mogelijk als je hebt ingesteld dat de klant zelf de reservering goedkeurt. Het instellen van een check-in- en check-out mail kan alleen als er is ingesteld dat er mails moeten worden verstuurd bij het in- en uitchecken.

Bijlagen toevoegen

Op deze pagina kun je ook verschillende bijlagen toevoegen. Alle bijlagen worden met de reserveringsmail meegestuurd. Je kunt 5 eigen bijlagen toevoegen en een bijlage voor de huurvoorwaarden. Heb je geen huurvoorwaarden ingevoerd? Dan worden de standaard Recron voorwaarden meegestuurd. Wat je instelt als de huurvoorwaarde, wordt ook gebruikt bij de voorwaardenlink op de boekingsmodule (zie afbeelding).

Klaar?

Klik dan op ‘Accommodatie wijzigen’. De wijzigingen zijn dan opgeslagen.

 

Hoofdstuk 5: Losse mails versturen en verstuurde mails bekijken

Het kan voorkomen dat je een specifieke klant een mail wilt versturen, of dat je wilt zien welke mails verstuurd zijn. Dit kun je op de volgende manier doen:

Stap 1: Ga naar [Reserveringen] in de zwarte menubalk

Stap 2: Klik op ‘Bericht sturen naar huurder’ bij de acties van de desbetreffende reservering

Stap 3: E-mail versturen

Hier kun je de gegevens invullen voor het versturen van de mail.

Onderwerp van de mail

Wat je hier invoert, wordt het onderwerp van de mail. De klant zal dit als eerste zien als ze jouw mail in de mailbox binnenkrijgen.

Titel in de mail

Wat je hier invoert wordt de titel van de mail als je het terugzoekt bij de reeds verstuurde mails. Dit is puur voor je eigen overzicht. De klant kan deze titel niet zien.

Extra ontvangers

De mail wordt standaard verstuurd naar het mailadres die voor deze reservering staat ingesteld. Wil je weten waar je dit kunt wijzigen? Klik dan hier. Als er meer e-mailadressen zijn waar deze mail naartoe verzonden moet worden, dan kun je deze e-mailadressen hier invoeren.

Bijlages

Hier kun je de bijlagen invoeren die met de mail worden verstuurd. Bij ‘Standaard bijlages bijvoegen’ kun je de factuur of andere standaard ingestelde bijlages selecteren. In Hoofdstuk 4 wordt uitgelegd waar je deze bijlages in kunt stellen.

Het bericht

Hier kun je je bericht schrijven die je naar de huurder wilt sturen. Je kunt er ook voor kiezen om eerst een sjabloon te kopiëren.

Klaar?

Klik dan op ‘E-mail verzenden’. De mail wordt dan naar het e-mailadres van de huurder en de eventueel ingevulde extra e-mailadressen verstuurd.

Reeds verstuurde mails bekijken

Als je op ‘Reeds verstuurd’ klikt, dan krijg je een overzicht met alle mails die verstuurd zijn naar deze huurder. Zo kun je gemakkelijk controleren of de mail goed is verstuurd.

Hulp nodig?

Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Mail: support@uwboeking.com
Tel: 038-466 9999